טיפים לבעלי עסקים: כלים מעשיים לניהול עסק

המשאב שנמצא במחסור אצל כולנו ובפרט אצל בעלי העסקים הוא זמן, כי בסופו של יום לכולנו יש את אותן 24 שעות ביממה והשאלה איך אנחנו מתנהלים בתוכה.

ניהול זמן וניהול עצמינו גם בהקשר העסקי כלכלי הוא האתגר הכי גדול בעסק.

יש אינסוף כלים ושיטות לניהול זמן, חשוב לי להביא כלים פרקטיים שנוכל ליישם אותן בעסק של כל אחד מאיתנו, לפני הכלים בואו נכיר את 10 החוקים לניהול זמן:

1. חוק הפוקוס- לנצל את שעות הערנות המרבית כדי לטפל במשימות החשובות ביותר הדורשות פוקוס, ריכוז ומחשבה, לדוגמא: פיתוח מוצרים ושירותים חדשים.

2. חוק הריכוז​- לרכז יחד משימות דומות, כדי לטפל בהן במשותף, בבת אחת, לדוגמא: אם מתכוון לצאת לנטוורקינג אז לחבר לו גם את הדואר והרכישות מהספק לאותו יום מחוץ למשרד.

3. חוק האפקטיביות- להפריד בין משימות "חשוב" לבין "דחוף". לטפל במה שחשוב, לא רק במה שדחוף, לא רק להיות עסוקים בכיבוי שריפות.

4. חוק היתרון היחסי​- ללמוד את היתרונות היחסיים של כל עובד / איש משפחה, לכל אחד יש יתרון יחסי על אחרים בטיפול בתחום מסוים ולהאציל סמכויות בהתאם.

5. חוק התגובה המיידית​- ישנם משימות בהן הטיפול המיידי והחד פעמי בנושא חוסך בסופו של דבר זמן. השיטה של דחיית הטיפול גורמת לבזבוז .

6. חוק הרפיון​- לנצל ביעילות זמני ביניים ושעות "מתות" לביצוע מטלות פשוטות, טכניות ומונוטוניות, כמו להוציא קבלות / חשבוניות מס.

7. חוק הפריון​- לנצל את השעות הערניות לביצוע מטלות הדורשות מחשבה ודיוק.

8. חוק התכנון​- להקדיש זמן בתחילת כל שבוע ובסוף יום לסיכום המטלות שבוצעו ותכנון המטלות שנשארו לשבוע הקרוב/מחר. 

9. חוק החריגים​- להשאיר זמן בלוז כדי לטפל בבעיות חריגות ובתחומים לא שגרתיים.

10. חוק המנוחה​- לתכנן מנוחה, חופשות לצורך "מילוי מצברים", הפסקות ביניים יומיות/חודשיות/ שנתיות, אחרת לעולם לא מגיעים אליהן – לזכור שלכל אדם דרוש איזון, ואנחנו המשאב הכי חשוב בעסק.

תרגיל: לאן הזמן נוזל - התרגיל הראשון והחשוב הוא לבצע רישום אחר כל המשימות בעסק ובבית במשך 5 ימים, וכמה זמן לקחה כל משימה (אפשר להיעזר באפליקציה קלילה בשם toggl המודדת את הזמן של כל משימה).

רק אחרי שמבינים לאן "נעלם" הזמן, אפשר להתחיל לפרק את המשימות שלנו, לטפל בגוזלי הזמן ולמצוא פתרונות פרקטיים.

אחד הלקוחות שלי היה בהלם, כשהוא ראה שהזמן שלו נעלם על שיחות טלפוניות ללקוחות כ-4 שעות מהיום, שיחות אלה כמובן לא תומחרו כלל.

אילנית שאול - יועצת עסקית פיננסית, וכלכלנית בכירה עם ניסיון של 25 שנה בתחום.

מובילה יזמים, בעלי עסקים וחברות להתנהלות כלכלית נכונה וליצירת סדר בחשבונות העסק, מומחית בבניית תשתית ניהולית ואסטרטגית בעסקים.

בשנים האחרונות זכתה ללוות מאות רבות של יזמים ובעלי עסקים בדרך לסדר עסקי, פיננסי ורווחה כלכלית.